※画像左上 : 『はじめてのGTD　ストレスフリーの整理術』（デビッド・アレン／二見書房）。GTDの入門書　ロングセラーとして版を重ねています。
※その他画像 : GoogleカレンダーとToDoの画面。月、週、日と表示を変えられます。スマホとも同期をして、スケジュールとタスクの確認をします。

私はフルタイムの仕事をリタイアして数年経ちますが、ネットや家事、社会的活動や趣味で忙しく過ごしています、人はやるべきことが多いとストレスになることがあります。
しかし、「GTD（Getting Things Done）」（やり遂げるための技術）というシンプルな手法を用いることで、多くのストレスを回避してスマートな生活をおくっています。やるべきことを書き出してリストアップする「ToDoリスト」を使っている人も多いと思いますけれど、GTDはそれをさらに進めた手法です。

GTDではまずやるべきことを「すべて」書き出し、それらをできる限り細かい手順のタスクに分解して、人に任せるか自分でやるかを決めます。そしてタスクに優先順位を付けて、期限のあるものは翌週のスケジュールに組み込んでおき、急がないものは将来やる分類に振り分けます。
現役時代の私は15分単位でタスクを割りふって管理していましたが、リタイアした現在はタスク量が減ったため、だいたい半日単位でタスクを扱います。いずれにせよ毎週末の決まった時間にタスクの順序や分類をすべて見直して、翌週のスケジュールとタスクに再配分しています。

現役時代のタスクは、細かく分けると一週間で数百件に及ぶこともありました、大規模で長期にわたるプロジェクトでも自分の役割と人に依頼したことを、ひとつひとつ小さなタスクに落とし込むことでやるべきことが明確になり、順序を決めることで実行しやすくなります。それと「人に頼んだ仕事」の管理も重要で、依頼先ごとにリスト化して進捗報告の有無をチェックしておきます。
これらのリストを紙のメモだけで管理するのはとても手間なので、スマホを使う以前はプリントアウトしてリフィルにまとめ、システム手帳にまとめて管理していましたが、現在はパソコンやスマホでどこでも使えるアプリを活用して、外出先でも手軽に入力や修正ができるようにしています。

私が使っているのは無料の「Googleカレンダー」と「Google ToDo リスト」で、タスクや予定をパソコンのWebから随時に入力し、分類して優先順に並べ、カレンダーへ落とし込みます。定期的な予定は「繰り返し機能」で登録します。また予定が重なることを前提にダブルブッキングを許容して多重化しておくことで、突然の変更があっても即座にBプランやCプランに切り替えられるようにしています

デジタルで管理することの利点は、重なった予定の切り替えが容易なことと、完了したタスクを「処理済みフォルダ」に入れて達成感を得られる点です。
こうしてGTDをスマホで実践することで、日々のタスクを細かく管理しスケジュールに落とし込み、依頼しておいた事項の進捗もチェックするという単純なルーティンを回すだけで、結果的にストレスフリーでスマートな生活を送ることを実現しています。

GTDはシンプルな割にスマートなメソッドですので、どなたでも取り組みやすいと思いますので、お薦めです。